Ghid SMART pentru eficientizarea procesului de planificare

Abordarea sistematica a managementului de proiect este substanta care tine laolalta intreaga operatiune a afacerii tale. Planificarea slaba poate semnifica moartea unui proiect inainte ca acesta sa fie pus in functiune. Datorita gamei imense de proiecte complexe și provocatoare din punct de vedere tehnic din lumea afacerilor de astăzi, dezvoltarea unui șablon de management puternic a devenit o abilitate din ce în ce mai critică. Pentru a vă asigura că proiectul dvs. este de succes, este crucial să utilizați SMART în planificarea proiectului.

Cum puteti utiliza obiectivele SMART in managementul proiectelor?

SPECIFIC – Smart

Schitati obiectivele

In primul rand, trebuie sa cunoasteti obiectivele majore care conduc catre imaginea de ansamblu. De asemenea trebuie cunoscute si cele mai mici, necesare pentru a ajunge acolo. Aruncati o privire profunda asupra domeniului sarcinilor in cauza. Identificati exact ceea ce doriti sa realizati si modul in care acesta joaca un rol in misiunea dvs. generala.

De exemplu, sa presupunem ca initiezi o noua functie de chat live pe site-ul tau. Vor exista multe obiective mai mici pentru a te asigura ca noul sistem este implementat corespunzator. Totusi, obiectivele generale ar fi probabil sa imbunatateasca suportul pentru utilizatori si sa clarifice ca sunteți o marca care acorda prioritate succesului clientilor.

Alte obiective generale pe care le-ati putea lua in considerare in cadrul oricarui proiect dat ar putea fi:

Finalizarea lucrarii in timp util

Respectarea bugetului dat

Imbunatatirea livrarii produselor

Pentru aceasta parte a procesului, incepeti prin a gandi mare. Stabilirea de obiective colosale pune bazele intregului proiect si face mai usor sa ramaneti pe drumul cel bun. De aici, otineti detalii detaliate despre ceea ce trebuie facut pentru a indeplini obiectivele majore.

Pentru ajutor organizational, Wunderlist este un instrument simplu, dar eficient pentru a contura obiectivele mai mari si a elimina sarcinile intr-un mod sistematic. Puteti atribui rapid oamenilor sarcinile lor de facut, toate actualizarile fiind gestionate si sincronizate pe mai multe dispozitive mobile.

MASURABIL – sMart

Creati o lista de livrabile

Stabilirea unei cerinte pentru livrabile este viata unui proiect. Arunca o privire si vei vedea ca livrabilele se extind cu mult dincolo de doar rezultate. Acestea servesc drept puncte de referinta pentru modul in care sarcinile sunt planificate, gestionate si executate de la A la Z. In general, exista doua tipuri de livrabile de luat in considerare pe parcursul managementului de proiect: Proiect si Proces.

Rezultatele proiectului se refera la rezultate bazate pe nevoi specifice. Acestea sunt de obicei obiecte tangibile. De exemplu, daca proiectul este proiectarea unui site nou, livrabilele ar include lucruri precum paginile sau anumite elemente finalizate.

Rezultatele procesului sunt toate despre realizarea detaliilor rezultatului. Aceasta este in relatie cu modul in care sunt derulate proiectele. Un exemplu ar fi in ceea ce priveste cat de bine un proiect se tine de intervalul de timp alocat sau calitatea generala a lucrarii finalizate.

Primul pas ar fi identificarea rezultatelor proiectului. Cum vor fi produsele? Ce articole au prioritate? Urmeaza livrabilele procesului. Ce va determina daca proiectul este sau nu finalizat eficient? Care sunt KPI-urile? Aceste livrabile actioneaza ca model pentru intregul proces. Asigurati-va ca fiecare este bine definit, cu o cantitate minima de zona gri.

REALIZABIL – smArt

Determinati plata contributiei

Fara o echipa calificata, proiectele tale nu au nicio sansa. Cu toate acestea, un echipaj de top este foarte greu alcatuit fara un sistem adecvat pentru alocarea sarcinilor. La urma urmei, managementul de proiect este de obicei un efort de grup. In functie de obiectivele si dimensiunea operatiunii, cel mai probabil va fi nevoie de colaborare interdepartamentala pe parcursul unui proiect. Odata ce sarcinile au fost prioritizate, managerul va fi responsabil de delegare pe toata durata proiectului.

De exemplu, sa presupunem ca obiectivul general este de a imbunatati ratele de conversie pe site. Procesul ar necesita probabil informatii despre intrebarile de asistenta pentru clienti transmise departamentului de proiectare pentru a ajuta la eliminarea blocajelor.

Din fericire, traim intr-o era cu resurse fenomenale disponibile pentru a ajuta la eficientizarea acestor tipuri de sarcini ai pentru a promova comunicarea deschisa.

Pentru o colaborare eficienta intre departamente Workzone este un instrument de management al proiectelor bazat pe functii, care se situeaza intre Basecamp simplist si complexul JIRA, care va ofera o imagine completa a tuturor proiectelor in derulare, cu ETA-uri, roluri atribuite si stari. de sub-sarcini intr-un singur loc.

REALIST – smaRt

Identificati factorii de risc

Nu conteaza cat de multa planificare anterioara ai pus intr-un proiect, aproape intotdeauna va exista ceva neasteptat care va aparea si va arunca totul din drum. Deci, ce face un bun manager de proiect in aceste situatii? Ramane calm si continua sa se miste. De ce? Pentru ca a planuit pentru neprevazut!

De exemplu, daca lucrati cu o noua echipa, un risc comun ar fi ca oamenii sa nu fie pe deplin familiarizati cu procedurile si anumiti factori ar putea trece prin fisuri. Un alt mare risc ar putea fi in relatia cu clientul. Poate ca nu ati mai lucrat niciodata cu ei si nu sunteti familiarizat cu dinamica sau asteptarile lor.

Incepe prin a-ti identifica toate necunoscutele. De acolo, ganditi-va la cat mai multe riscuri potentiale. Apoi dezvoltati un protocol despre ce sa faceti daca aceste probleme apar din nou. Acum, ar fi imposibil sa planificati fiecare pericol potential care ar putea face ravagii in operatiunea dumneavoastra. Elaborarea unui plan solid pentru a contracara neprevazutului este echivalent cu utilizarea unei plase de siguranta pentru a va asigura ca problemele nu se transforma in dezastre in toata regula.

CONTRA TIMP – smarT

Setati cronologii

Crearea de termene limita provoaca inevitabil un sentiment de urgenta in randul membrilor echipei. Cel mai important lucru de facut aici este sa fii realist. Stresul de a indeplini termene ridicole poate duce la nemultumirea oamenilor sau la sacrificarea calitatii pentru viteza. Efectuati un studiu amanuntit al proiectului si a tot ceea ce presupune acesta. Cu cat acest proces este mai detaliat, cu atat cronologia va fi mai precisa.

Luati in considerare implementarea diagramelor Gantt in primele etape ale afacerii dvs. Aceste diagrame sunt unul dintre cele mai populare si eficiente sabloane pentru a transmite progresul proiectului si reperele atinse. Fiecare job este reprezentat de o bara corespunzatoare unui interval de date, astfel incat durata sarcinii este comunicata clar.

O intelegere a sistemelor si proceselor de management al proiectelor, precum si a variabilelor si a riscurilor implicate, este esentiala pentru pregatirea diagramelor Gantt precise. Creately ofera diagrame Gantt echipate cu aceasta functie, astfel incat sa puteti configura cu usurinta intervale de timp pentru finalizare si sa le asociati cu repere si dependente.

De asemenea, nu strica sa lasi personalul sa decida termenele, atata timp cat valorile sunt in limite rezonabile. De exemplu, daca adaugati o functionalitate completa de comert electronic pe site-ul companiei dvs., cel mai probabil va exista o serie de activitati, integrari si intrari necesare de la mai multe departamente – doar uitati-va la toate elementele care compun comertul electronic. Incepeti prin a lasa echipele de proiectare si dezvoltare sa aleaga date provizorii pentru colectarea informatiilor necesare.

Odata ce ati stabilit cronologia, faceti tot posibilul sa le respectati. Asigurati-va ca sunt bine-cunoscute si marcate in calendarul tuturor. De asemenea, pregateste-te sa fii un executor. A fi prea ingaduitor nu va incuraja decat amanarea si performanta insuficienta.